Эффективное управление временем

Ничем не может человек распорядиться в большей степени, чем временем.

Л. Фейербах

Управление временем — это процесс формирования сознательного контроля над временем, потраченным на различные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Данный процесс формирования контроля над временем предполагает набор специальных инструментов и навыков (планирование, целеполагание, организация, делегирование, расстановка приоритетов и пр.). Такой набор инструментов позволяет эффективно выполнять конкретные задачи, проекты.

Методы эффективного управления временем.

Организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) – технология организации времени и повышения эффективности его использования. Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать время в соответствии с целями и ценностями каждого человека. Тайм-менеджмент в качестве технологии управления временем включает в себя ряд элементов, которые дают значительное сокращение времени необходимое для осуществления различных производственных процессов. Каждый человек сможет правильно организовать свой рабочий день и время, используя методы эффективного управления временем. Рассмотрим данные методы.

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп».

Метод включает пять стадий:

  • составление заданий;

2) оценку длительности планируемых действий;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

5) контроль (учет несделанного).

Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

  • Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
  • Планирование следующего дня.
  • Четкое представление о задачах дня.
  • Упорядочение течения дня.
  • Преодоление забывчивости.
  • Концентрация на наиболее существенном.
  • Уменьшение объема “бумажной” работы.
  • Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
  • Сокращение помех и нежелательных перерывов.
  • Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
  • Улучшение самоконтроля.
  • Повышение удовлетворенности и мотивации.
  • Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

Матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру. Родоначальником матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Это был очень занятой человек, выполняющий множество функций. В связи с этим появилась потребность в оптимизации рабочего графика. Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по горизонтали) и ось срочности (по вертикали).

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину. Появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

  • Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
  • Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
  • Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени». В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Формула дня

F= U*(Dv*4+D-P)/T

Dv – это количество важных дел, которые вы выполнили сегодня. Это дела, которые имеют большое значение для вашего будущего. Например, это может быть прочтение полезной книги или запись на курсы английского языка.

D – это количество обычных дел, которые вам приходится выполнять в силу своих служебных обязанностей. Сдача отчетов, готовка ужина, уборка квартиры.

P – состоит из нескольких показателей. Это количество дел, которое вы не выполнили до конца. Плюс количество бесполезных дел, которые вы выполнили за сегодня (хождение из угла в угол, чтение новостей, получасовые телефонные разговоры с подружками и друзьями ни о чем, имитация бурной деятельности).

Т – количество часов прошедших с момента, когда вы проснулись, и до момента, когда вы легли спать.

U – степень вашей удовлетворенности сегодняшним днем. Выставляется по 10 бальной шкале. 0 – это был самый ужасный день в моей жизни. 10 – это был самый лучший день в моей жизни.

Это очень важный показатель. Если за сегодня мы выполнили много задач, но при этом настолько устали, что степень вашей удовлетворенности днем равна 0, то и все наши показатели будут равны 0. Следовательно, следующий раз стоит сделать меньше, но зато чувствовать себя будете гораздо лучше. Делайте вычисления ежедневно. Это поможет вам видеть ваш прогресс и мотивировать себя на результат. Только выполняя данные измерения ежедневно, вы уже будете продвигаться вперед.

Хронометраж

Хронометраж это способ изучения временных затрат путем замеров и фиксации продолжительности действий, подлежащих выполнению. Хронометраж рабочего времени состоит в описании рабочей системы, особенно, технологии производства, метода и условий труда, а также в определении относительного количества, параметров влияния, степени результативности и фактического времени для отдельных этапов рабочего процесса. Фактическое время затем оценивают с целью определения необходимого времени для определенных этапов процесса.

Методы хронометража:

  • Бумажный метод. Этот метод самый неудобный. Он требует записывать на бумагу то, чем вы занимались каждые 15 минут.
  • Мобильный метод. Данный метод подразумевает использовать при производстве хронометража различные приложения для мобильных телефонов. Этот способ самый удобный, так как мобильный телефон всегда рядом.
  • Метод диктофона. При данном способе хронометража необходимо делать голосовую запись, когда мы переключаемся с одного дела на другое. После окончания рабочего дня аудиозаписи прослушиваются и на бумаге подводятся итоги.
  • Удалённый метод. При хронометраже данным методом предустановленное ПО составляет графический отчёт о затратах времени.
  • Online-метод. Данный метод предполагает подключение веб-браузера к веб-ресурсу, где имеется online-сервис для хронометража. Данный способ позволяет производить хронометраж везде, где есть доступ в Интернет, и при помощи любого устройства имеющего установленный браузер.

4 этапа хронометража:

1.Подготовкак хронометражу (формулировка цели; определение видов затрат времени, выбор интересующих показателей; «техническая» подготовка).

  1. Проведение хронометража (на протяжении нескольких дней производить фиксацию всех выполняемых работ продолжительностью от 5-15 минут; помечать/выделять дела, которые соответствуют выбранным на этапе подготовки показателям).
  2. Анализ результатов хронометража (необходимо определить количество времени, затраченного на отдельные виды деятельности; определить затраты на «временные помехи»; желательно представить результаты хронометража наглядно).
  3. Изменения в личном графике (оптимизировать распределение времени на различные виды деятельности; обдумать способы сокращения «временных помех»; принять другие решения, направленные на сокращения «временных помех»).

Принцип Парето

При планировании своего рабочего дня полезно учитывать принцип дисбаланса, предложенный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Этот принцип относится ко многим сферам экономики и состоит в следующем: 80% затраченных ресурсов обеспечивают 20% результата, а оставшиеся 20% обеспечивают 80% результата.

Таким образом, меньшая часть времени, усилий или ресурсов, отвечает за большую часть результатов. К примеру, люди тратят лишь 20% времени на получение 80% результатов работы. Получается, что целых 80% своего времени работники тратят совершенно неэффективно. В качестве ресурсов могут выступать деньги, сотрудники, материалы или время, соотношение сохраняется. Практическая польза принципа Парето заключается в том, что его применение означает концентрацию всегда ограниченных средств и ресурсов компании на определенном сегменте работы, вместо их привычного распыления по множеству направлений. Он помогает определить именно тот участок, где можно рассчитывать на максимальный результат от своих усилий.

Режим дня

Для эффективного распределения времени необходимо соблюдение режима дня (соблюдение временных рамок).

Первая временная рамка – это утренняя зарядка. Каждое утро необходимо делать зарядку. Один раз в две-три недели нужно менять комплекс упражнений, чтобы утренние разминки не надоели. Делать зарядку необходимо каждый день без перерывов. Даже если у вас нет 10 минут на зарядку, все равно сделайте хотя бы несколько простых упражнений. Это поможет вам сохранять свое физическое здоровье и воспитывать в  себе способность следовать задуманному.

Вторым пунктом в режиме дня будет утреннее планирование. Подумайте, чего вы хотите сегодня достичь. Что вы должны сегодня сделать, для того чтобы в конце дня почувствовать, что день прошел на все сто? Утреннее планирование поможет настроить ваш мозг на нужную волну и сделает день более ярким и насыщенным.

Третий пункт – это питание. Своевременное питание ключ к хорошему самочувствию и, следовательно, к умению хорошо управлять своим временем.

Четвертый этап – это вечернее планирование. Вам необходимо научиться каждый вечер подводить итоги уходящего дня и планировать свой следующий день.

Пятый этап – сон. Ложиться спать нужно до 22.00. Маловероятно, что вы будете это делать. Поэтому сделаем для вас поблажку. Ложиться спать нужно до 23.00. Сон очень важен. Он восстанавливает физическое и психологическое здоровье организма.

Аутсорсинг

Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией на основании договора определённых процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

Другими словами, аутсорсинг – это когда мы часть своих дел за умеренную плату перекладываем на другого. В простонародье это называется перепоручением. Те задачи, которые мы не успеваем выполнить и которые должны быть решены необходимо перепоручить.

Техника Помодоро

Этот метод был назван Помодоро (Pomodoro) в честь кухонного таймера в виде помидора, на котором итальянец проводил свои измерения.

Использование техники Помодоро:

  • Составляем список задач на день и разбираем их в приоритетном порядке.
  • Берем самую приоритетную задачу и начинаем работать над ней. Работаем над задачей 25 минут, после чего делаем 3-5 минутный перерыв. После окончания перерыва снова засекаем 25 минут, и возвращаемся к работе над задачей.
  • После четырех 25 минутных циклов делаем большой перерыв на 15-20 минут.
  • И так по кругу.

Плюсы техники Помодоро:

  • Не перегружаем себя и реже устаем;
  • Концентрируемся на одной задаче и, следовательно, быстрее решаем ее;
  • Сохраняем высокую продуктивность на протяжении всего рабочего дня.

Кто хорошо работает, тот хорошо отдыхает

Часто люди пренебрегают отдыхом, многие склонны перерабатывать. Продуктивность человека не постоянна. В определенные периоды она увеличивается, в другие уменьшается. Для того чтобы включиться в новое дело человеку необходимо 5-10 минут, после чего он может эффективно работать над задачей. Через 35-40 минут работы наступает пик продуктивности, именно в этот момент человек лучше всего работает, сразу после пика наступает спад. Именно поэтому во время работы необходимо делать перерывы. Постоянная работа без отдыха вредит нашей производительности, количеству и качеству задач, которые мы выполняем.

Избавление от вредных привычек

Временем управляет тот человек, который умеет управлять собой. Если человек хочет научиться лучше управлять собой, а, следовательно, своим временем, ему нужно избавиться от вредных привычек. Любая негативная привычка, будь то курение, алкоголь, переедание, сидение перед телевизором, игры, просмотр сериалов забирает наше время и подавляет наше желание что-либо менять в своей жизни. Любая вредная привычка связана с определенной положительной эмоцией внутри нас. При первом столкновении с «вредной» привычкой внутри нашего мозга формируется связь (связь формируют нейроны): привычка = положительная эмоция. И каждый раз, когда мы повторяем вредную привычку, связь усиливается. Со временем происходит так, что вредная привычка уже не доставляет удовольствие. Но при этом существующая связь в мозге будет сильна, и мы будем оставаться в этой зависимости.